POLÍTICAS DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN

  OUTSOURCING ALIANZA FGH SAS (en lo sucesivo OUTSOURCING ALIANZA) en cumplimiento con lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y en el Decreto único reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015, así como sus normas reglamentarias y complementarias, declara que el objeto del presente Manual, es proteger el “derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la Constitución Política”   Así las cosas, OUTSOURCING ALIANZA   a través del presente documento, “tomará todas las medidas de seguridad razonables para garantizar que la información personal contenida en las bases de datos que administra, sea   suministrada, únicamente, a los titulares, a las personas debidamente autorizadas por éstos o a sus causahabientes ” asimismo, garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas naturales, razón por la cual adopta y aplica las presentes  Políticas  para la Protección de Datos Personales.   Para OUTSOURCING ALIANZA, la eficacia en la administración de la información y el acceso a canales de comunicación veraces, se encuentran dentro de sus prioridades en la regulación no sólo frente a su equipo de colaboradores, sino también frente a sus proveedores, contratistas, clientes y usuarios en general. Por lo tanto, estas políticas le permiten conocer a cada uno de los miembros internos que hacen parte de OUTSOURCING ALIANZA, los derechos y obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias han desarrollado, garantizado y establecido para los Titulares de la información de carácter personal, del cual es responsable de su tratamiento.   OUTSOURCING ALIANZA es una Empresa de suministro de talento humano que en desarrollo de su actividad económica recibe y es responsable de datos personales entregados por los candidatos, trabajadores y empresas usuarias, motivo por el cual pone a conocimiento la presente Política, su compromiso y respecto a la confidencialidad y buen manejo de la información que repose en sus diferentes bases de datos y archivos.   OUTSOURCING ALIANZA en cumplimiento a las normas colombianas que sobre Protección de Datos Personales regulan su tratamiento, ha decidido adoptar la  presente Política, la cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de las actividades propias de su objeto social tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder, suprimir o tratar información de carácter personal.   Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el Tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.   OUTSOURCING ALIANZA es la responsable del Tratamiento de Datos Personales, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales en Colombia.   Así las cosas, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto único reglamentario 1074 de 2015, se realizan las siguientes notas:   OUTSOURCING ALIANZA se declara responsable del presente manual y del tratamiento de protección de datos que en el ejercicio de sus funciones como sociedad desarrolle frente a las personas naturales titulares de datos de carácter personal, por lo anterior, se identifica lo siguiente:           RAZON SOCIAL: OUTSOURCING ALIANZA FGH SAS NIT:901629063-3 DOMICILIO: CALLE 35 SUR No. 69B-19. PISO3. BOGOTÁ, D.C. TELÉFONO: 601-9246089 CORREO ELECTRONICO: gerencia@alianzasas.co PÁGINA WEB: www.alianzasas.co    

CONTENIDO

  INTRODUCCIÓN  

1.     DEFINICIONES

 
  1. PRINCIPIOS LEGALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
 

3.     TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

4.     DEBERES DE OUTSOURCING ALIANZA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

5.     DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

 
  1. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
 

7.     PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS.

 
  1. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS -RNBD-
 
  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
 
  1. USO DEL SITIO WEB
 

11.  VIGENCIA.

 
  1. DEFINICIONES
  Según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto único reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015, se establecen las siguientes definiciones que serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, teniendo en cuenta los avances tecnológicos:   Aviso de privacidad: “comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales” . Autorización: “consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales”. También se considera que la autorización puede ser mediante cualquier conducta inequívoca que el titular de sus datos realice frente al responsable del tratamiento, de conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.4 del decreto único reglamentario 1074 de 2015.   Base de datos: “conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento”.   Dato personal: “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables”. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).   Dato público: “es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva”. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.   Dato semiprivado: “es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266 de 2008.   Dato privado: “es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular” .  
  • Dato sensible: “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
  derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”, entre otros de la misma naturaleza.    

2.     PRINCIPIOS LEGALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se debe tener en cuenta los principios que regulan el tratamiento de datos Personales, así:   Acceso y Circulación Restringida: “El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.”   Los datos operados por OUTSOURCING ALIANZA contarán con las medidas jurídicas, organizativas y técnicas posibles y necesarias que permitan el acceso y circulación restringida acorde con la naturaleza del dato (público, semiprivado, privado, o de menores de edad) y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.   Confidencialidad: “Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta”.   Atendiendo a la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de estos. Por lo tanto, OUTSOURCING ALIANZA guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el Tratamiento de los datos personales.   Finalidad: “El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.”   En todos los casos la finalidad será legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones o actividades propias de OUTSOURCING ALIANZA que permitan el pleno desarrollo del objeto social para lo cual solicitará la autorización previa, expresa e informada por parte del Titular para su Tratamiento de datos de carácter personal exclusivamente cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública.  

3.     TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 
  1. Tratamiento de datos públicos
  De acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, por lo anterior, ACTIVOS advierte que, trata sin previa autorización del titular, los datos personales de naturaleza pública, no obstante, esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento del resto de principios y obligaciones contempladas en la ley.  

b.    Tratamiento de datos de menores

  ACTIVOS solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por sus padres, tutores, representantes legales, empleados o contratistas, al momento de su vinculación, laboral o de prestación de servicios con ACTIVOS. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:  
  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos
  Cumplidos los anteriores requisitos, OUTSOURCING ALIANZA exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización de éstos, previo a que el menor de su opinión frente al Tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.   OUTSOURCING ALIANZA y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto único reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulen esta materia y la Constitución Política de Colombia.  

c.     Clasificación de las bases de datos

  OUTSOURCING ALIANZA ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:   Recursos Humanos: son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos recogidos en los procesos de contratación, nómina, control interno, controles de acceso, bienestar de personal interno o externo, así como brindar servicio al trabajador, beneficiario y al cliente frente a sus solicitudes laborales y en cuanto a nuestros clientes sobre facturación, contratos y todos aquellos procesos relacionados con el objeto social de la compañía.     Candidatos: son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos recogidos en el proceso de selección, en el reclutamiento y evaluación de candidatos para entregar a los clientes.   Administrativa y Contabilidad: son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos recogidos en los procesos contables y financieros con fines de reportar información tributaria, pagos, envío de correspondencia y notificaciones frente a los proveedores, contratistas, entidades públicas, clientes y empleados.   Clientes: son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos recogidos en el proceso comercial y de servicio para la creación y mantenimiento de los clientes de OUTSOURCING ALIANZA.   Proveedores: son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos recogidos en el proceso de cotización y contratación de proveedores de OUTSOURCING ALIANZA.   Seguridad y Salud en el Trabajo: son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos para analizar las causas que generan accidentes y/o enfermedades en el ambiente laboral en ACTIVOS y de esta manera generar informes reportes y acciones para disminuirlos.   Gestión de Usuarios: es la base de datos automatizada que permite la administración de usuarios de las diferentes aplicaciones y el uso de las herramientas tecnológicas tanto al personal interno, candidatos, trabajadores y/o clientes de OUTSOURCING ALIANZA.   Administración Documental: son las bases de datos manuales y/o automatizadas que garantizan la preservación, almacenamiento, tiempo de retención y disposición final documentos inactivos y los activos ubicados en la administración documental de OUTSOURCING ALIANZA.   CCTV: son las bases de datos, derivadas del Tratamiento de imágenes, realizado en virtud del uso de “Sistemas de Vigilancia, por medio de cámaras, video cámaras, análogas o digitales, cámaras IP o mini-cámaras, circuitos cerrados de televisión, y en general, cualquier medio por el cual se realice el Tratamiento de imágenes de Titulares de datos personales, en especial con fines de vigilancia garantizando así el respeto por sus derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales” .   Requerimientos Registro de Bases de Datos: son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos recogidos en el proceso atención a las consultas y requerimientos del manejo y/o administración del Registro de Base de Datos.  

d.    Finalidad de las Bases de datos:

  Teniendo en cuenta el objeto social de OUTSOURCING ALIANZA, a continuación, detallamos la finalidad que tienen las bases de datos personales:  
  • Prestar de forma adecuada los servicios de reclutamiento, preselección, evaluación y selección, suministro, contratación, autoliquidación, nómina, liquidación de prestaciones sociales y administración del talento
  • Mantener una eficiente comunicación con candidatos, trabajadores, beneficiarios de trabajadores, aprendices, clientes, terceros, proveedores y accionistas relacionada con los procesos de nuestra compañía.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contractuales con trabajadores, clientes y
  • Atender los requerimientos generados en el desarrollo de nuestra actividad económica para candidatos, clientes, trabajadores, beneficiarios de trabajadores, aprendices, proveedores, terceros y
 
  • Evaluar la calidad de los servicios de nuestra compañía.
  • Desarrollar y/o modificar el sitio web alianzasas.co.
  • Controlar el acceso y asistencia de los trabajadores a las instalaciones en el horario
  • Garantizar la seguridad de los bienes y personas que circulan en el entorno de Outsourcing Alianza
  • Gestionar procesos disciplinarios o reclamaciones, derechos de petición, demandas o
  • Apoyo a usuarios en las diferentes incidencias, fallas, mantenimiento y atención a las solicitudes que se presenten frente al uso de herramientas tecnológicas.
  • Realización de actividades deportivas, recreativas, culturales y de formación o capacitación.
Para efectos de alcanzar las finalidades ya mencionadas y de realizar el tratamiento de sus datos, OUTSOURCING ALIANZA podrá:  
  • Compartir la información con:
El o los encargados del tratamiento que por la naturaleza de nuestros procesos deban tener esta información. Las personas naturales o jurídicas que tengan la calidad de empleados directos, proveedores, clientes, aliados y demás terceros relacionados directa o indirectamente con el objeto social de OUTSOURCING ALIANZA. Proveedores   necesarios para dar cumplimiento de los derechos y obligaciones derivados de los contratos comerciales, laborales o de aprendizaje. Las personas naturales o jurídicas con las que OUTSOURCING ALIANZA adelante gestiones para efectos de dar cumplimiento a sus obligaciones comerciales, contractuales, legales, administrativas y demás. Terceros que manejan bases de datos para las finalidades establecidas en el presente Manual   Dar cumplimiento a las disposiciones legales sobre transferencia de datos a terceros en caso de que dicha transferencia sea necesaria. Suministrar información a las autoridades competentes conforme a solicitud expresa y en ejercicio de sus funciones o para responder requerimientos administrativos y/o judiciales. Transferir los datos personales a terceros en caso de que OUTSOURCING ALIANZA sea liquidada, o de que el sitio web deje de estar en funcionamiento, con el fin de que estos se encarguen del tratamiento de los datos para las finalidades indicadas en este documento.  

4.     DEBERES DE OUTSOURCING ALIANZA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

  OUTSOURCING ALIANZA es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Asimismo, OUTSOURCING ALIANZA hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el Titular, o por la Ley y, en todo momento respeta la normativa vigente sobre Protección de Datos Personales.   “En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno”.   OUTSOURCING ALIANZA como responsable del Tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:  
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
  OUTSOURCING ALIANZA como Encargado del Tratamiento de datos personales, cumple con los deberes y obligaciones previstas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:  
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
 
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  2. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
  3. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
  5. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  6. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
  7. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
 

5.     DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

  OUTSOURCING ALIANZA garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del Tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores que se realice o llegue a realizar, el secreto profesional, respecto de estos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con ACTIVOS.  

6.     POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

  DERECHO A LA AUTORIZACIÓN   Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, o los definidos en el numeral 2 del artículo 2.2.2.25.1.3 del decreto único reglamentario 1074 de 2015, OUTSOURCING ALIANZA solicitará de manera previa, expresa e informada la autorización para el Tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita posteriormente ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, cláusulas a los contratos, avisos, carteles o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).   En caso de tratarse de datos de carácter personal correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del Tratamiento de los datos se informará en el documento específico ó entregará información sobre donde está disponible la finalidad. OUTSOURCING ALIANZA informará al Titular de los datos lo siguiente:   El Tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo. El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales conforme a las tablas de retención de la compañía. Los derechos que le asisten como Titular. Quién es el responsable del Tratamiento. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o Encargado del Tratamiento.  

a.     EL DERECHO DE ACCESO O CONSULTA

  El Titular de datos personales podrá acceder o consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de OUTSOURCING ALIANZA. En consecuencia, OUTSOURCING ALIANZA garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias exclusivamente sobre los datos personales, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de nuestras bases de datos. Este derecho sólo aplica a los Titulares de datos personales que correspondan a personas naturales reconocidas por la legislación vigente, previa acreditación de su identidad como Titular, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del Titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 2.2.2.25.4.2 del decreto único reglamentario 1074 de 2015.   OUTSOURCING ALIANZA establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.   Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, OUTSOURCING ALIANZA garantiza:   Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros; Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad; Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.   Los titulares de los datos personales podrán consultar su información personal que repose en la base de datos de la Empresa OUTSOURCING ALIANZA FGH SAS para esto el titular debe realizar la solicitud a través de nuestra página web www.alianzasas.co opción CONTÁCTENOS seleccionando el asunto correspondiente a PROTECCIÓN DE DATOS. Una vez analizado el caso, el delegado de protección de datos en el Centro De Atención Telefónica se encargará de contactar a quien realiza la solicitud y solicitar la información complementaria necesaria.   Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.   Si la solicitud estuviese incompleta, el Oficial de Protección de Datos Personales de OUTSOURCING ALIANZA, deberá realizar el trámite respectivo, requerirá al Titular antes del vencimiento del primer término (10 días) para que éste lo complete dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento, subsanando las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de la solicitud, procediendo al archivo mediante un acta u oficio el cual deberá ser notificado al Titular. Sin perjuicio de que el Titular pueda volver a hacer uso de su derecho de consulta o acceso.  

7.     PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS.

  En los contratos laborales o por prestación de servicios, OUTSOURCING ALIANZA ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el Tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales OUTSOURCING ALIANZA tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web de OUTSOURCING ALIANZA, para su debida consulta.  

8.      EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS -RNBD-

  De acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581, sus decretos y circulares reglamentarias, el Titular o cualquier interesado podrá encontrar inscritas todas las bases de datos con información de carácter personal tratadas por ACTIVOS y este Manual de Políticas y Procedimientos, en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) dispuesto por la SIC en su página web.   Alineado a las directrices emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), las personas jurídicas deben actualizar el RNBD en los siguientes casos:   Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada. La SIC entiende por cambios sustanciales: “los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”. Anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, cuando se realicen cambios no sustanciales en la información previamente registrada.   Cuando se cree una nueva base de datos, la misma debe registrarse dentro de los dos (2) meses siguientes a su creación.    

9.     SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

  En aplicación del principio de seguridad indicado en la presente Política, ACTIVOS adoptará las medidas de seguridad que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y las medidas técnicas, de su recurso humano y áreas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.    

10.  USO DEL SITIO WEB

  La utilización del sitio web www.alianzasas.co implica la aceptación de este manual y las políticas de privacidad que en él se indican por parte de los titulares que hagan uso de este, por lo que aquellos titulares que no estén de acuerdo con los términos aquí presentados deberán abstenerse de utilizar el sitio web.   Así mismo, el titular usuario del sitio web reconoce y acepta que OUTSORCING ALIANZA podrá utilizar un sistema de seguimiento mediante la utilización de cookies que son ficheros enviados a un navegador por medio de un servidor web para registrar las actividades del usuario en la página Web y permitirle una navegación más fluida y personalizada. Adicional a esto, OUTSOURCING ALIANZA hace seguimiento de ciertos datos, como el tipo de navegador utilizado por los Titulares, las horas de inicio de sesión, el tipo de software y otros datos para uso interno de la sociedad. El objetivo de ello es únicamente mejorar el Sitio Web y ofrecer ciertas posibilidades técnicas. En ningún caso se vinculan estos datos a una persona específica, y solamente son útiles para OUTSOURCING ALIANZA.  

11.  VIGENCIA

  El presente Manual rige a partir del 1 de febrero del 2023.   Actualizaciones del Manual: OUTSOURCING ALIANZA podrá modificar los términos y condiciones del presente manual como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen esta Política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. Dichas modificaciones, serán sujeto de las correspondientes actualizaciones en el aplicativo que la autoridad competente disponga para el Registro de Base de Datos, en este caso, la Superintendencia de Industria y Comercio. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva política en la página web institucional.